Como estruturar um programa de embaixadores internos na sua empresa

Fazer a comunicação interna alcançar todos os colaboradores é um desafio que qualquer profissional de RH e CI conhece bem. E ele fica ainda maior quando a empresa tem muitas unidades, perfis diferentes de colaboradores e uma equipe pequena para dar conta de tudo isso. Se você se reconhece nesse caso, deve se perguntar frequentemente o que fazer para facilitar o fluxo de comunicação da empresa.

Uma das estratégias que tem funcionado para os negócios que operam em grande escala são os programas de embaixadores internos. A ideia é bastante simples: em vez de centralizar toda a comunicação em uma equipe, você conta com pessoas espalhadas pela própria organização para levar a mensagem adiante, de forma mais próxima e adaptada à realidade de cada grupo.

Mas como estruturar isso de um jeito que realmente funcione?

O que é um programa de embaixadores internos

Um programa de embaixadores internos é uma iniciativa que seleciona, prepara e engaja colaboradores de diferentes áreas para atuar como pontes entre a empresa e o restante do time. Diferente do que muitos pensam, eles não existem para substituir os canais oficiais de comunicação interna, mas para complementar, levando a mensagem para onde os canais tradicionais não conseguem alcançar com a mesma eficiência. Às vezes porque o colaborador não tem acesso ao e-mail corporativo, outras vezes porque a linguagem do comunicado não dialoga com a realidade daquele grupo.

Quando faz sentido criar um programa desse tipo

Nem toda organização precisa de um programa de embaixadores, mas existem alguns sinais que deixam claro quando ele pode fazer diferença na sua empresa:

• Uma parte significativa do time não trabalha em frente ao computador;
• As informações chegam distorcidas ou com atraso para alguns grupos;
• A liderança não se sente preparada para repassar as mensagens institucionais;
• A equipe de CI é pequena em relação ao tamanho da operação.

Se você se identificou com algum desses pontos, criar um programa de embaixadores pode ser um bom caminho.

Como escolher quem vai fazer parte do grupo

Essa é uma das etapas mais importantes do programa, e o critério principal não é o cargo, mas o perfil do colaborador. Um bom embaixador costuma ser alguém respeitado pelos colegas, que tem facilidade para se comunicar, entende como a empresa funciona e acredita no que está transmitindo. Você provavelmente já conhece esse tipo de pessoa no seu time: são aquelas que os colegas procuram quando têm dúvidas ou querem entender o que está acontecendo na empresa.

A seleção pode acontecer por indicação das lideranças, por candidatura espontânea ou pelos dois caminhos combinados. O importante é que o processo seja transparente e que os critérios estejam claros para todo o time.

Como preparar os embaixadores para o papel

Mesmo pessoas com boa comunicação precisam de orientação para entender o que se espera delas e como lidar com situações que fogem do roteiro. Uma boa capacitação cobre pelo menos três aspectos:

O primeiro é o contexto: o embaixador precisa entender o porquê das mensagens, e não apenas o conteúdo. Quem compreende o propósito por trás de uma comunicação consegue transmiti-la com muito mais autenticidade do que aquele que apenas repassa um comunicado pronto.

O segundo é a linguagem: dependendo do público que vai alcançar, pode ser necessário adaptar a forma como a mensagem é apresentada, já que o que funciona para o time administrativo pode não funcionar para quem está na operação.

O terceiro é o suporte: os embaixadores precisam saber a quem recorrer quando surgir uma dúvida que não conseguem responder. Ter um canal direto com a equipe de CI faz toda a diferença para que eles se sintam seguros no papel.

Como manter o grupo ativo ao longo do tempo

Esse costuma ser o maior desafio de qualquer programa de embaixadores. Estruturar o início é relativamente simples, mas manter o grupo motivado e atuante ao longo do tempo exige uma estratégia contínua.

Por isso, lembre-se de criar momentos periódicos de encontro entre os embaixadores e a equipe de CI, seja para alinhamento de pautas ou para troca de experiências, para ajudar a manter o senso de pertencimento e reforçar que o papel tem valor para a empresa. Além disso, reconhecer a contribuição do grupo é um passo muito importante, não necessariamente com recompensas financeiras, mas com visibilidade, com espaço para falar sobre o impacto do trabalho e com o reconhecimento das lideranças.

Por fim, revisar o programa periodicamente é o que garante que ele continue relevante. O que funcionou no começo pode precisar de ajustes depois de alguns meses, e ouvir os próprios embaixadores sobre o que está funcionando é uma das formas mais eficientes de fazer isso.

Como medir se o programa está funcionando

Você só vai saber se o programa de embaixadores está evoluindo se ele for mensurado. Preste atenção a esses indicadores que podem ajudar nessa avaliação:

• Taxa de abertura e engajamento nos comunicados após a implementação do programa;
• Percepção do time sobre a clareza e a frequência das informações, medida por pesquisas de pulso;
• Nível de satisfação dos próprios embaixadores com o papel;
• Alcance das mensagens em áreas e unidades que antes tinham baixa adesão.

Esses dados ajudam a entender se o programa está cumprindo o seu propósito e onde ainda há espaço para ajustar.

Aprendizados de quem vive esse desafio todos os dias

No episódio mais recente do BeeTalks, a Giovânia de Alencar, Analista de Comunicação e Engajamento da Solar Coca-Cola, compartilhou como a empresa estrutura a comunicação interna para alcançar um time de mais de 21 mil colaboradores, incluindo os bastidores do programa de embaixadores que desenvolveram ao longo do tempo.

Se você quer ver de perto como esse processo funciona em uma operação de grande escala, a gravação está disponível na Beelovers, nossa comunidade para profissionais de CI e RH.

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