5 passos para você escolher a sua ferramenta de comunicação interna

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comunicação interna

A transformação organizacional tão almejada pelas empresas muitas vezes começa com uma estratégia de comunicação interna bem estruturada. Mas o que nem todo mundo sabe é que uma plataforma completa e capaz de integrar diversos serviços para os colaboradores em um só lugar pode impulsionar essa jornada.

Escolher a melhor solução de comunicação organizacional nem sempre é uma tarefa fácil para os gestores de recursos humanos. É necessário priorizar um ambiente que seja simples e intuitivo e, ao mesmo tempo, reúna as ferramentas necessárias para conectar colaboradores a partir de uma comunicação 4.0.

Para ajudar a sua companhia nessa decisão, preparamos uma lista com cinco fatores que devem ser considerados durante a avaliação das plataformas disponíveis no mercado. Confira a seguir:

1 – Abrangência da ferramenta

Muitas vezes as empresas ficam presas em uma redoma de limitação da plataforma e não conseguem avançar com novas iniciativas. O projeto de comunicação interna será bem-sucedido a longo prazo somente com o apoio de uma ferramenta que seja completa e ofereça serviços que não sejam apenas de comunicação. Por isso, antes de tomar sua decisão, é importante saber quais soluções integradas são oferecidas pela ferramenta de comunicação interna.

Afinal, é muito mais fácil engajar os colaboradores por meio de uma plataforma que também oferte outros serviços, como visualizar contracheques, enviar mensagens para o RH, candidatar a vagas, assistir aulas online ou enviar feedbacks para colegas . Em outras palavras, sua empresa deve buscar uma ferramenta que se apoie em serviços para o colaborador para que naturalmente ele a associe a uma boa plataforma de comunicação.

2- Maturidade da plataforma

Às vezes as soluções de comunicação interna escalam bem para empresas menores, mas nunca foram testadas em uma empresa com milhares de colaboradores. Antes de investir em uma ferramenta é importante entender quais os cases de sucesso relacionados a ela e compreender o histórico do fornecedor. Quanto mais tempo a provedora tem, maior a possibilidade de a solução ter sido aprimorada para atender realidades diferentes de clientes. Buscar uma plataforma sólida, capaz de atender a organizações não apenas com 300 funcionários, mas 3 mil, é uma forma de garantir que o provedor conseguirá entregar o melhor retorno para o seu projeto de comunicação.

3 – Avaliação do custo-benefício

Não basta avaliar uma plataforma apenas pelo custo. O ideal é que esta análise seja pautada pelos benefícios oferecidos pela solução, tendo em vista as necessidades previstas no planejamento estratégico da comunicação interna. Uma ferramenta com custo mais barato pode oferecer menos recursos do que uma com valor mais alto. Nesse sentido, a decisão deve ser guiada pela solução que mais fornecerá valor à sua empresa.

É importante, também, levar em consideração a forma de cobrança que o provedor oferece. Provedores que cobram em Dólar, por exemplo, podem gerar uma flutuação inesperada nos valores, principalmente, se a cobrança for mensal / recorrente.

4 – Realize bechmarks

Outra recomendação é buscar saber se o fornecedor atende empresas do mesmo porte que a sua. A escolha da plataforma não deve ser embasada somente por uma boa apresentação do fornecedor. Assim, nada melhor para conhecer os reais benefícios de uma solução do que conversar com usuários. Peça para falar com clientes, especialmente empresas do mesmo porte que a sua organização.

5 – Segurança digital e integrações com sistemas existentes

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em agosto de 2021 e passou a definir regras para coleta, armazenamento e tratamento de dados pessoais. Desde então, as empresas que lidam com dados pessoais estão sujeitas a penalidades caso descumpram as determinações previstas em lei. Mais do que nunca, é fundamental buscar uma plataforma de comunicação interna que esteja adequada às determinações da LGPD. Além disso, a solução deve permitir integrações com outras ferramentas, a fim de viabilizar a circulação de informações e dados de forma rápida e eficiente. Como exemplo, pode ser feita a integração com sistemas de folha de pagamento, soluções de autenticação como o Active Directory google e muitos outros, para que todos sistemas trabalhem juntos.

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