Ferramentas de comunicação interna: o que são e 10 principais

No ambiente corporativo atual, conectar toda a equipe é um desafio constante. Especialmente para empresas com muitos colaboradores na operação, a comunicação dispersa, o excesso de ruídos e a falta de engajamento são ainda mais críticos. Felizmente, as ferramentas de comunicação interna adequadas podem transformar a eficiência, otimizar a colaboração e aumentar a satisfação dos colaboradores. 

Entender como selecionar e implementar os canais de comunicação interna mais apropriados pode aumentar a produtividade e eficiência das organizações. Continue a leitura!

Afinal, o que é comunicação interna?

Comunicação interna é o conjunto de ações, estratégias e canais de comunicação interna utilizados por uma organização para estabelecer um fluxo contínuo e eficiente de informações entre seus colaboradores e diferentes níveis hierárquicos. 

Seu propósito é alinhar a equipe, transmitir a cultura organizacional, disseminar notícias importantes e promover o engajamento. Ela abrange desde comunicados formais até interações diárias, com o objetivo de manter todos informados e conectados.

O que são ferramentas de comunicação interna?

Ferramentas de comunicação interna são recursos e plataformas desenvolvidos para facilitar e otimizar o fluxo de informações dentro de uma organização, permitindo que colaboradores, líderes e equipes se conectem de maneira eficiente. 

A escolha das ferramentas de comunicação interna adequadas depende das necessidades específicas de cada empresa, considerando seu tamanho, cultura e tipo de trabalho. A implementação correta dessas ferramentas ajuda a superar desafios de comunicação, especialmente em empresas com colaboradores distribuídos geograficamente.

Como as ferramentas de comunicação interna funcionam?

As ferramentas de comunicação interna funcionam ao centralizar e organizar os diversos canais de comunicação interna de uma empresa, criando um ecossistema onde informações podem ser compartilhadas, armazenadas e acessadas facilmente. 

Muitas dessas ferramentas contam com recursos como notificações personalizadas, históricos de conversas pesquisáveis e integração com outros sistemas utilizados pela empresa. Essas funcionalidades garantem que as mensagens importantes sejam entregues e que o conhecimento seja facilmente recuperado.

A flexibilidade é outro ponto forte do funcionamento dessas ferramentas, que se adaptam a diferentes formatos de trabalho, como o presencial, híbrido ou remoto. Elas permitem que as equipes colaborem de forma assíncrona ou em tempo real, independentemente da localização física dos colaboradores.

Quais as diferenças entre ferramentas de comunicação internas e ferramentas de comunicação gerais?

As ferramentas de comunicação interna são projetadas especificamente para atender às necessidades de comunicação dentro de uma organização, focando na colaboração entre colaboradores. Em contrapartida, as ferramentas de comunicação gerais são voltadas para interações amplas e não possuem as funcionalidades ou a segurança necessárias para o ambiente corporativo.

Enquanto aplicativos de comunicação geral priorizam a interação pessoal e o alcance massivo, as ferramentas de comunicação interna buscam otimizar a produtividade e a sinergia entre os membros da equipe. Elas são desenhadas para suportar fluxos de trabalho específicos e a cultura da empresa.

Quais as 10 principais ferramentas de comunicação interna?

1. E-mail corporativo

O e-mail corporativo é uma das ferramentas de comunicação interna mais tradicionais e amplamente utilizadas, servindo para comunicação formal, envio de comunicados importantes, documentos e informações que exigem registro. 

Ele oferece um registro formal das interações e é adequado para comunicados que precisam ser arquivados e consultados posteriormente. 

2. Chats corporativos

Chats corporativos são recomendados para a comunicação instantânea. Enquanto soluções como Slack e Microsoft Teams são muito usadas em escritórios, plataformas como o chat da Beehome são especialmente eficazes para conectar também as equipes da linha de frente, facilitando a troca de mensagens entre todos os colaboradores.

3. Reuniões ou eventos

Reuniões e eventos são canais de comunicação interna que promovem a interação face a face, seja presencialmente ou por videoconferência, sendo importantes para discussões estratégicas, alinhamento de equipes e tomada de decisões. 

4. Intranet ou portal corporativo

A intranet ou portal corporativo é uma das ferramentas de comunicação interna mais completas, atuando como um hub centralizado para acesso a: 

• informações;
• documentos;
• políticas da empresa;
• notícias internas;
• ferramentas de trabalho. 

5. Mural digital

O mural digital é uma ferramenta de comunicação interna visual que exibe informações importantes, notícias e comunicados em telas localizadas em áreas de grande circulação da empresa.

Esta ferramenta é especialmente eficaz para transmitir mensagens curtas e de impacto visual, como avisos, metas diárias, aniversariantes e notícias da empresa.

6. Mural Impresso

O mural impresso, embora mais tradicional, ainda é uma ferramenta de comunicação interna relevante em muitos ambientes de trabalho, exibindo comunicados, avisos e informações em quadros físicos.

7. TV corporativa

A TV corporativa é uma ferramenta de comunicação interna que utiliza telas em pontos estratégicos da empresa para exibir vídeos, notícias, indicadores de desempenho, campanhas e comunicados de forma dinâmica e visual.

8. Newsletters internas

Newsletters internas são ferramentas de comunicação interna enviadas periodicamente por e-mail, contendo um resumo das principais notícias, acontecimentos, projetos e informações relevantes da empresa. 

9. Aplicativos empresariais

Aplicativos empresariais são ferramentas de comunicação interna desenvolvidas para uso em dispositivos móveis, para que os colaboradores acessem informações, realizem tarefas e se comuniquem de qualquer lugar.

Esses aplicativos podem incluir funcionalidades como: 

• chat;
• diretórios de contatos;
• acesso a documentos;
• registro de ponto;
• acompanhamento de tarefas. 

10. Plataformas corporativas específicas

Plataformas corporativas específicas são ferramentas de comunicação interna que integram diversas funcionalidades em um único ambiente, como chat, compartilhamento de arquivos, gestão de projetos, intranet e redes sociais corporativas.

Essas plataformas centralizam os canais de comunicação interna, otimizando o fluxo de trabalho e garantindo que todas as interações e informações estejam em um só lugar.

Como escolher a ferramenta de comunicação interna ideal para sua empresa?

Avaliação das necessidades da equipe

Avaliar as necessidades da equipe é o primeiro passo para escolher a ferramenta de comunicação interna adequada, identificando como os colaboradores se comunicam atualmente, quais são os desafios e o que eles esperam de um novo sistema. 

Essa análise pode ser feita por meio de pesquisas, grupos de discussão ou observação direta do dia a dia da empresa. A participação dos colaboradores no processo de escolha aumenta a probabilidade de aceitação e uso da nova ferramenta.

Recursos necessários

Os recursos necessários em uma ferramenta de comunicação interna devem incluir funcionalidades como: 

• integração com sistemas existentes;
• mobilidade (acesso via celular);
• notificações customizadas;
• pesquisa em histórico de conversas;
• possibilidade de ampliar ferramentas e áreas;
• métricas de uso. 

A capacidade de a ferramenta se adaptar aos fluxos de trabalho da empresa é um diferencial.

Segurança

A proteção das informações confidenciais da empresa e dos dados dos colaboradores é prioritária. Por isso, para escolher uma ferramenta de comunicação interna, é necessário atenção a detalhes como: 

• controle de acesso; 
• normas de uso; 
• criptografia de dados;
• políticas de privacidade. 

A implementação de políticas claras de segurança e a conscientização dos colaboradores sobre o uso seguro da ferramenta são igualmente importantes.

Facilidade de uso

A facilidade de uso é um fator determinante para a adoção e o sucesso de uma ferramenta de comunicação interna, pois uma interface intuitiva e simples garante que os colaboradores consigam utilizá-la sem grandes dificuldades.

Testes práticos com um grupo de usuários antes da implementação total ajudam a identificar possíveis pontos de dificuldade e a realizar ajustes.

Por que adotar uma plataforma de comunicação interna como principal ferramenta organizacional?

Adotar uma plataforma de comunicação interna como principal ferramenta organizacional traz benefícios, como: 

• a redução de ruídos;
• a centralização de informações; 
• a melhora do engajamento dos colaboradores;
• o alinhamento organizacional; 
• o aumento da produtividade; 
• o fortalecimento da cultura corporativa. 

Uma plataforma dedicada oferece um ambiente unificado para todas as necessidades de comunicação, eliminando a dispersão de informações e promovendo uma colaboração mais eficiente.

Com a Beehome, sua empresa pode centralizar seus canais de comunicação interna, otimizar a colaboração e fortalecer o engajamento da equipe, tudo em uma plataforma intuitiva e repleta de funcionalidades. 

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Em resumo

Quais são as principais ferramentas de comunicação interna?

As principais ferramentas de comunicação interna incluem: 

• e-mail corporativo;
• chats corporativos; 
• reuniões e eventos;
• intranet ou portal corporativo;
• mural digital; 
• mural impresso;
• TV corporativa;
• newsletters internas;
• aplicativos empresariais;
• plataformas corporativas específicas.