Plataforma de comunicação interna: como escolher na empresa?

No ritmo acelerado do ambiente corporativo atual, manter todos os colaboradores alinhados e engajados é um desafio constante. Esse cenário redefiniu as exigências sobre uma plataforma de comunicação interna.

Mas o que define uma boa plataforma de comunicação corporativa? Neste artigo, exploramos as funcionalidades indispensáveis, os benefícios que ela gera e como escolher a solução ideal para sua empresa. O objetivo é claro: garantir que seus investimentos em gestão de pessoas se transformem em resultados concretos. Continue a leitura!

O que é uma plataforma de comunicação interna?

Uma plataforma de comunicação interna é uma ferramenta centralizada que integra diversos canais e funcionalidades para otimizar o fluxo de informações e a colaboração entre os colaboradores de uma empresa. 

Ela atua como um hub onde mensagens, documentos, notícias e outras ferramentas de trabalho são compartilhados, armazenados e acessados de forma facilitada. Essa centralização visa reduzir a dispersão da comunicação, alinhar equipes e fortalecer a cultura organizacional.

Essa plataforma oferece um ambiente unificado para todas as necessidades de comunicação, eliminando a dispersão de informações e promovendo uma colaboração mais eficiente. 

Ela se adapta a diferentes formatos de trabalho, incluindo presencial, híbrido ou remoto, e permite que as equipes colaborem de forma assíncrona ou em tempo real, independentemente da localização física dos colaboradores.

Quais as principais funcionalidades das plataformas de comunicação interna?

Mensagens instantâneas e chats em grupo

Mensagens instantâneas e chats em grupo são funcionalidades centrais de uma plataforma de comunicação interna, que facilitam a troca rápida de informações e a colaboração em tempo real entre equipes e departamentos. 

Esses recursos possibilitam conversas individuais ou em grupos, compartilhamento de arquivos e a criação de canais temáticos para discussões específicas. Eles contribuem para a agilidade na resolução de problemas e na tomada de decisões.

Compartilhamento de arquivos e documentos

O compartilhamento de arquivos e documentos permite o envio e o acesso centralizado a materiais importantes para o dia a dia da empresa. Essa centralização assegura que todos os colaboradores tenham acesso às versões mais recentes dos documentos, evitando a dispersão e a desinformação. A organização de pastas e a função de busca aprimoram a produtividade.

Notificações e alertas personalizados

Notificações e alertas personalizados garantem que mensagens importantes cheguem aos colaboradores certos no momento adequado. 

Esses avisos podem ser configurados para diferentes tipos de informações, como comunicados urgentes, prazos de projetos ou atualizações de políticas internas. Eles evitam que informações relevantes se percam em meio a um grande volume de mensagens.

Lives e transmissões ao vivo

Lives e transmissões ao vivo são recursos cada vez mais presentes, que possibilitam a realização de eventos, reuniões e comunicados em tempo real para toda a equipe ou para grupos específicos. 

Elas promovem a interação direta entre lideranças e colaboradores, gerando maior engajamento e transparência e são particularmente úteis para comunicados importantes, sessões de perguntas e respostas ou apresentações de resultados.

Timeline com publicações e vídeos

A timeline com publicações e vídeos funciona como um feed de notícias, onde os colaboradores podem acompanhar as atualizações da empresa, publicações de colegas e conteúdos em formato de texto e vídeo. 

Assim, a timeline cria um ambiente mais informal e interativo para o compartilhamento de informações e a construção de um senso de comunidade. Ele se assemelha às redes sociais, mas com foco no ambiente corporativo.

Integração e onboarding

A integração de novos colaboradores, ou onboarding, é um processo otimizado que oferece um espaço dedicado para o acolhimento, o acesso a informações essenciais e a conexão com a equipe. 

Desde o primeiro dia, o novo colaborador pode acessar materiais de treinamento, conhecer a cultura da empresa e interagir com seus colegas. Isso acelera a adaptação e o sentimento de pertencimento.

Ouvidoria

A funcionalidade de ouvidoria estabelece um canal seguro e confidencial para que os colaboradores possam expressar sugestões, reclamações ou denúncias. 

O espaço fomenta a transparência e a confiança, pois demonstra que a empresa valoriza a opinião de seus funcionários e está aberta ao diálogo. É um recurso importante para identificar problemas e promover melhorias no ambiente de trabalho.

Realização de pesquisas

A realização de pesquisas é uma funcionalidade que permite coletar feedback dos colaboradores sobre diversos aspectos do ambiente de trabalho, do clima organizacional ao nível de satisfação. 

As pesquisas podem ser realizadas periodicamente, como a pesquisa de clima ou eNPS, ou de forma pontual para temas específicos. Elas fornecem dados importantes para a tomada de decisões estratégicas.

Canal para realização de processos do RH

Uma plataforma de comunicação interna pode atuar como um canal centralizado para diversos processos do RH que otimizam a interação entre colaboradores e o departamento. 

Funções como solicitação de férias, verificação de holerites, acesso a documentos pessoais e atualização de dados cadastrais podem ser realizadas diretamente na plataforma. Isso desburocratiza processos e melhora a experiência do colaborador.

Ações de engajamento e gamificação

Ações de engajamento e gamificação são funcionalidades que podem oferecer para estimular a participação e a interação dos colaboradores de forma lúdica. Isso pode incluir rankings, pontos, distintivos ou desafios relacionados a metas da empresa, treinamentos ou participação em iniciativas internas. O objetivo é tornar a experiência do colaborador mais motivadora e recompensadora.

Treinamentos

A realização de treinamentos é uma funcionalidade que pode ser integrada a uma plataforma de comunicação interna e oferecer um ambiente para o desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores. 

A plataforma pode hospedar cursos, materiais de estudo, vídeos e avaliações, tornando o aprendizado acessível e flexível. Isso contribui para o aprimoramento das competências e a construção de planos de carreira.

Avaliações de desempenho

Avaliações de desempenho são funcionalidades que podem integrar para gerenciar o processo de feedback e acompanhamento do desenvolvimento dos colaboradores. A plataforma pode ser utilizada para configurar ciclos de avaliação, registrar feedbacks, acompanhar metas e identificar pontos de melhoria. Ela centraliza as informações sobre o desempenho individual e coletivo.

Coleta de métrica e acompanhamento de indicadores

A coleta de métricas e o acompanhamento de indicadores permitem às empresas mensurar o impacto de suas ações e o nível de engajamento dos colaboradores. A plataforma pode gerar relatórios sobre a taxa de leitura de comunicados, a participação em pesquisas, o uso de funcionalidades específicas e o engajamento geral. 

Quais os benefícios de implementar uma plataforma de comunicação interna?

A implementação de uma plataforma de comunicação interna impacta positivamente a produtividade, o engajamento e a cultura organizacional. 

Ela centraliza as informações e otimiza os fluxos de comunicação, criando um ambiente de trabalho mais conectado e eficiente.

Aumento da produtividade

Uma plataforma de comunicação interna contribui para o aumento da produtividade ao centralizar informações e otimizar os fluxos de trabalho. 

A facilidade de encontrar documentos, comunicar-se rapidamente e colaborar em projetos reduz o tempo gasto em tarefas burocráticas e na busca por informações. Colaboradores que gastam menos tempo procurando o que precisam são mais eficientes em suas funções.

Melhoria no engajamento dos colaboradores

Ao criar um ambiente mais transparente, colaborativo e conectado, as plataformas podem melhorar o engajamento dos colaboradores. 

O acesso facilitado a informações, a oportunidade de dar feedback e a valorização das contribuições individuais contribuem para que os funcionários se sintam mais parte da empresa. O engajamento é um dos fatores que influenciam a produtividade.

Fortalecimento da cultura organizacional

Plataformas de comunicação interna fortalecem a cultura organizacional, pois atuam como um espaço onde os valores, a missão e a visão da empresa são constantemente reforçados. 

Ela permite a disseminação de histórias de sucesso, o reconhecimento de colaboradores e a promoção de iniciativas que refletem a identidade da organização. A cultura organizacional forte cria um ambiente onde colaboradores se identificam com valores e propósitos compartilhados.

Facilidade na gestão de crises e mudanças

Plataformas de comunicação interna oferecem agilidade e controle para a gestão de crises e mudanças, permitindo que a empresa comunique informações urgentes de forma rápida e eficiente a todos os colaboradores. 

Em momentos de incerteza, a comunicação clara e centralizada é fundamental para manter a equipe informada e evitar boatos. Ela assegura que a mensagem oficial chegue a todos os públicos internos.

Integração total de colaboradores

Independente das localizações geográficas ou modelos de trabalho, as plataformas podem promover a integração total de colaboradores. 

Ela cria um ambiente virtual onde todos podem interagir, compartilhar informações e colaborar em projetos, superando as barreiras físicas. Isso é particularmente importante em empresas com equipes distribuídas entre escritório, home office e operação presencial.

Como escolher a plataforma de comunicação interna para sua empresa?

Avalie as necessidades organizacionais

Avaliar as necessidades organizacionais é o ponto de partida para selecionar a plataforma de comunicação interna mais adequada. 

É importante entender o tamanho da empresa, a estrutura das equipes, os desafios de comunicação existentes e os objetivos que se pretende alcançar com a nova ferramenta. Essa análise pode ser feita por meio de pesquisas com colaboradores, workshops ou entrevistas com lideranças.

Entenda as funcionalidades essenciais

É importante garantir que a solução atenda às demandas específicas da sua empresa. Recursos como mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos, notificações personalizadas e a capacidade de realizar pesquisas são frequentemente prioritários. A plataforma deve simplificar a comunicação e otimizar os fluxos de trabalho.

Trace um orçamento

Traçar um orçamento é uma etapa importante na escolha da plataforma, ao permitir definir o limite de investimento e buscar soluções que se encaixem nas possibilidades financeiras da empresa. 

O custo da plataforma pode variar conforme o número de usuários, as funcionalidades oferecidas e o nível de suporte. É importante considerar não apenas o valor inicial, mas também os custos de manutenção e possíveis atualizações.

Compreenda a escalabilidade da plataforma

Compreender a escalabilidade da plataforma de comunicação interna significa verificar se a solução pode crescer e se adaptar às futuras necessidades da empresa, tanto em número de usuários quanto em funcionalidades. 

Uma plataforma escalável consegue acompanhar o desenvolvimento da organização sem exigir a troca completa da ferramenta em um futuro próximo. Esse é um fator relevante para empresas em crescimento ou com planos de expansão.

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Nossa plataforma centraliza todos os canais de comunicação, com funcionalidades como mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos, timeline interativa e transmissões ao vivo.

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Em resumo

Quais os benefícios de uma plataforma de comunicação interna?

Os benefícios de uma plataforma de comunicação interna incluem: 

• o aumento da produtividade;
• a melhoria do engajamento dos colaboradores;
• o fortalecimento da cultura organizacional;
• a facilidade na gestão de crises e mudanças;
• a integração total de colaboradores.