Workflow: o que é e como a Beehome automatiza seus processos

Processos internos na sua empresa ainda dependem de uma longa troca de e-mails ou de formulários de papel? Se a resposta for sim, você provavelmente já conhece os problemas que essa prática causa: falta de controle sobre o andamento das tarefas, ausência de indicadores e uma grande ineficiência operacional — pontos que poderiam ser resolvidos com a automação de processos.

É para resolver exatamente esse cenário que o conceito de workflow foi criado. Trata-se de uma solução para organizar, automatizar e dar total visibilidade aos fluxos de trabalho da sua empresa, funcionando em conjunto com ferramentas de comunicação interna que fortalecem a colaboração entre equipes.

Continue a leitura para entender o que é um workflow, por que a gestão por e-mail é um gargalo e como a ferramenta certa pode transformar a produtividade do seu time.

O que é um workflow?

Workflow é a automação de um processo de negócio. Nele, tarefas, informações e documentos são passados de um participante para outro, seguindo um conjunto de regras pré-definidas.

Pense nele como uma esteira digital; a tarefa entra em uma ponta, passa pelas pessoas certas na ordem certa, e sai pronta na outra ponta, sem que ninguém precise perguntar "e agora, qual o próximo passo?".

Quais são os componentes de um workflow?

Para que essa automação funcione, todo workflow é construído sobre três pilares:

• Etapas: são as tarefas individuais que compõem o processo. Por exemplo: preencher formulário, aprovar solicitação e enviar para o financeiro;
• Regras: são as condições que determinam o caminho que o processo vai seguir. Por exemplo: "Se o valor for acima de R$ 500, a aprovação do diretor é necessária. Se for abaixo, apenas a do gestor";
• Responsáveis: são as pessoas ou os departamentos designados para executar cada etapa. O sistema notifica automaticamente a pessoa certa na hora certa, fazendo com que a tarefa não se perca no caminho.

Qual a diferença entre workflow e processo?

É comum confundir os dois termos, mas a diferença é importante. Um processo é a sequência de atividades em si, o "o quê". É o desenho do caminho, como um mapa que mostra os pontos A, B e C.

O workflow é a automação que faz o processo acontecer, o "como". É o veículo que leva a tarefa por esse mapa de forma automática, garantindo que as regras sejam seguidas. Em resumo, o processo é o plano, e o workflow é a execução automatizada desse plano.

Por que a gestão de processos por e-mail é um problema?

Agora que entendemos o que é um workflow, fica mais fácil enxergar por que a alternativa mais comum, gerenciar tudo por e-mail, é tão problemática. O que parece ser uma solução simples, na verdade, esconde uma série de gargalos que afetam a produtividade da empresa.  São exemplos:

Falta de visibilidade e controle do andamento

Quando uma solicitação é enviada por e-mail, ela entra em um "buraco negro". O colaborador não sabe se a mensagem foi lida, se está com a pessoa certa ou qual é o status do seu pedido. Para os gestores, o problema é o mesmo: é difícil ter uma visão clara de todas as solicitações da equipe em um só lugar, o que gera uma completa falta de controle.

Dificuldade em garantir o fluxo correto de aprovações

O e-mail não tem regras. Um colaborador que precisa da aprovação do gestor e depois do RH para uma viagem, por exemplo, pode enviar o e-mail diretamente para o RH, seja por engano ou para tentar acelerar o processo. Essa quebra na hierarquia gera retrabalho e compromete a padronização dos processos da empresa.

Ausência de indicadores de performance

Quanto tempo, em média, o seu time de TI leva para liberar um acesso? Qual gestor é o principal gargalo nas aprovações de reembolso? Com a gestão por e-mail, essas perguntas são impossíveis de responder. Não há como extrair dados, medir o tempo de cada etapa ou identificar pontos de melhoria, o que impede a otimização dos fluxos.

Risco de erros humanos e perda de informações

Caixas de entrada lotadas são um ambiente propício para erros. Um e-mail importante pode ser arquivado por engano, uma aprovação pode se perder no meio de uma longa thread ou um anexo com a versão errada de um documento pode ser enviado.

Quais os benefícios de automatizar o fluxo de trabalho?

Aumento da produtividade e eficiência do time

Quando as tarefas são enviadas automaticamente para as pessoas certas, na ordem correta, o trabalho flui. A automação elimina o tempo gasto perguntando "de quem é essa responsabilidade agora?" e acaba com a necessidade de ficar "caçando" e-mails para dar andamento a uma tarefa. O resultado é um aumento direto na produtividade da equipe e na velocidade dos processos.

Redução de erros, retrabalho e custos

Um workflow segue regras pré-definidas, o que significa que ele não pula etapas nem envia uma tarefa para a pessoa errada. Essa padronização reduz drasticamente os erros humanos que são tão comuns na gestão por e-mail, como você viu no tópico anterior. Menos erros significam menos retrabalho para corrigir as falhas e, consequentemente, uma redução nos custos operacionais.

Melhora na experiência do colaborador

Para o colaborador, a mudança é transformadora. Em vez de enviar uma solicitação para um "buraco negro", ele pode acompanhar o status do seu pedido em tempo real, diretamente na plataforma. Essa transparência reduz a ansiedade e melhora a percepção sobre a empresa. 

Para trabalhadores operacionais sem acesso a e-mail, como em fábricas, a vantagem é ainda maior, pois eles podem fazer solicitações pelo celular, sem precisar ir até o RH.

Maior controle e visibilidade para os gestores

Com um sistema de workflow, os gestores finalmente ganham a visão que o e-mail nunca ofereceu. A plataforma centraliza todas as solicitações e gera relatórios que mostram o tempo de cada etapa, os gargalos de aprovação e a performance geral dos processos. Esses dados permitem otimizar os fluxos, melhorar os SLAs e tomar decisões baseadas em informações concretas, e não em suposições.

Como implementar um sistema de workflow na prática?

A ideia de automatizar os processos é atraente, mas por onde começar? A implementação de um sistema de workflow não precisa ser complexa, mas exige um bom planejamento. Seguir algumas etapas garante que a transição seja suave e que a ferramenta realmente resolva os problemas da sua empresa.

Mapeie os processos atuais e identifique os gargalos

Antes de automatizar, você precisa entender como as coisas funcionam hoje. Reúna as equipes e mapeie o passo a passo dos processos mais críticos ou volumosos. Onde as tarefas mais travam? Quais etapas geram mais dúvidas? Identificar esses gargalos é fundamental para saber exatamente o que a automação precisa resolver.

Desenhe o fluxo de trabalho ideal

Com o mapa dos problemas em mãos, o próximo passo é desenhar a solução. Defina o fluxo adequado para cada processo; quais são as etapas necessárias, quem são os responsáveis por cada uma delas e quais são as regras de negócio que o sistema deve seguir (por exemplo, as alçadas de aprovação). É o momento de simplificar e otimizar o caminho.

Escolha a ferramenta de automação ideal

A ferramenta é o que vai dar vida ao seu desenho. Procure por uma plataforma que seja flexível o suficiente para se adaptar aos seus fluxos, mas também intuitiva para que os colaboradores queiram usá-la. A capacidade de integração com outras ferramentas que a empresa já utiliza e a facilidade de acesso, como por meio de um aplicativo de celular, também são pontos importantes a se considerar.

Comunique e treine as equipes envolvidas

Nenhuma ferramenta funciona sem a adesão das pessoas. Antes de lançar o novo sistema, comunique para toda a empresa por que a mudança está acontecendo e quais são os benefícios para o dia a dia de cada um. Realize treinamentos focados em cada perfil de usuário (solicitante, aprovador, etc.) para que todos se sintam seguros, confortáveis e engajados para usar a nova plataforma.

Beehome: a solução para automatizar seu workflow

Agora que você já sabe como planejar a implementação de um sistema de workflow, a escolha da ferramenta certa é o passo final. A plataforma da Beehome foi desenhada para simplificar exatamente esse processo, oferecendo uma solução completa e intuitiva em um só lugar.

Com a nossa ferramenta de workflow, você consegue desenhar e automatizar qualquer fluxo de trabalho da sua empresa. Os gestores de RH têm controle total para definir quantas etapas compõem cada processo e quem são os responsáveis por cada aprovação. Isso faz com que o fluxo correto seja sempre seguido, eliminando os desvios e a falta de padronização.

Para o colaborador, a experiência é simples e transparente. Ele pode fazer solicitações e acompanhar o andamento de cada uma em tempo real, recebendo alertas sobre a evolução do seu pedido. Clientes da Beehome já utilizam a ferramenta para os mais diversos processos, como:

• Solicitações de crachá;
• Antecipação de décimo terceiro;
• Segunda via do cartão do convênio de saúde;
• Mudança de horário de trabalho.

A grande vantagem da plataforma da Beehome é a convergência. O workflow é apenas um dos serviços que o colaborador encontra em um único ambiente. Isso aumenta a adesão e transforma a ferramenta em um verdadeiro centro de soluções para o dia a dia, de forma simples e ágil.

Quer ver como a nossa ferramenta pode automatizar os processos da sua empresa? Acesse o site da Beehome e fale com nossos especialistas!

Em resumo

O que é um workflow?

Um workflow é a automação de um processo de negócio, onde tarefas, informações e documentos são passados de um participante para outro, seguindo um conjunto de regras pré-definidas. O objetivo é garantir que o processo seja executado de forma correta e eficiente, eliminando a necessidade de intervenção manual e o acompanhamento por e-mail.

Por que investir em um workflow para sua empresa?

• Aumento da produtividade: automatiza tarefas e agiliza o andamento dos processos;
• Mais controle aos gestores: traz visibilidade total do andamento das solicitações e gera indicadores de performance (SLAs);
• Reduz erros e custos: padroniza o fluxo de trabalho, diminuindo o retrabalho;
• Melhora a experiência do colaborador: oferece transparência para que ele possa acompanhar suas solicitações.

Como a ferramenta de workflow da Beehome ajuda seu negócio?

A ferramenta de workflow da Beehome ajuda ao permitir que a empresa desenhe e automatize qualquer processo interno de forma centralizada. Para os gestores, ela oferece controle total para definir as etapas e as regras de cada fluxo. Para os colaboradores, ela proporciona um canal transparente para fazer solicitações e acompanhar o status em tempo real. Seu principal diferencial é estar integrada a uma suíte de serviços, o que aumenta a adesão e a eficiência.

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