Sua empresa utiliza o e-mail para executar os fluxos de trabalho? Os colaboradores e gestores não conseguem acompanhar o andamento de processos internos e solicitações? Esta é uma realidade comum de muitas organizações: centralizar os fluxos internos de trabalho no e-mail. Este hábito, no entanto, pode acarretar alguns problemas que impactam na eficiência operacional. O Workflow é a solução .
O primeiro é a dificuldade de garantir o fluxo de diversos processos. Por exemplo, para solicitar uma aprovação de viagem um colaborador deve primeiro encaminhá-la ao gestor que, por sua vez, envia ao RH. Não há garantia, contudo, de que o colaborador não mandará diretamente o e-mail para o RH, ou por desconhecimento ou por achar que será atendido mais rapidamente.
Outro desafio está relacionado à falta de indicadores sobre esses processos, tanto do ponto de vista do gestor da área quanto do solicitante. Em outras palavras, quando os processos são executados por e-mail não há como acompanhar se determinada solicitação foi respondida ou não.
Por outro lado, uma ferramenta de workflow controla o prazo de quando foi registrada a solicitação, quanto tempo demora um fluxo, e ainda indica qual gestor está demorando para aprovar ou executar alguma etapa. Ou seja, ela garante que o processo será executado de modo eficiente e estruturado por meio de uma ferramenta corporativa, e não por e-mail.
Já as organizações que possuem grande número de colaboradores que não têm e-mail, como é o caso das fábricas, enfrentam uma realidade frequente: os funcionários acabam batendo na porta do RH para resolver seus problemas ou fazer solicitações manualmente, geralmente preenchendo formulários em papel. Uma ferramenta de workflow não apenas evita que o colaborador tenha que sair do local de trabalho, mas permite que uma empresa seja menos dependente do papel. Com ela, tudo pode ser resolvido pelo celular, de forma simples e ágil!
Ferramenta de workflow: organização e produtividade
Uma plataforma de comunicação completa permite implementar iniciativas que vão além da comunicação organizacional, incorporando produtos e serviços dentro da ferramenta. Ampliar o escopo do que é oferecido dentro da plataforma é extremamente vantajoso para o projeto de comunicação, que ganha novos aliados.
De fato, os gestores de recursos humanos devem compreender que é necessário comunicar de forma criativa, relevante e consistente para que este ambiente não caia em desuso. Daí a importância de se oferecer serviços que são úteis para o colaborador.
Um desses recursos é a ferramenta de workflow, que ajuda a definir e automatizar fluxos da rotina empresarial. Ou seja, os processos são desenhados e estruturados para que sejam executados de maneira fluida. Entenda a seguir como funciona uma solução de workflow.
Pense em todos os fluxos e processos diferentes existem nas empresas. Isso inclui o processo de requisição de materiais, de pagamento de fornecedores, de solicitação de reembolso, de contratação de novos colaboradores e outros inúmeros. No entanto, muitos deles são feitos de modo manual ou por e-mail, o que dificulta a gestão do início ao fim.
Tome como exemplo um funcionário que está de home office e deseja solicitar um novo notebook. Nem sempre está claro que esta solicitação deve ser feita ao gestor ou à TI. Com uma ferramenta de workflow, este processo fica muito mais ágil, sem contar que todas as etapas estão concentradas em um só lugar. Basta que o usuário acesse a ferramenta de workflow por meio da plataforma de comunicação e faça a solicitação. A partir disso, cada parte responsável pelas etapas daquele processo serão notificadas e deverão informar à plataforma quando concluí-las.
Por meio da ferramenta, a empresa consegue definir todos os fluxos de um processo, garantindo a execução correta de todas as etapas, enquanto o colaborador consegue acompanhar qual o status de sua solicitação. Além disso, o RH também pode obter uma visão geral dos fluxos graças a relatórios que mostram quanto tempo cada fluxo levou para ser concluído e qual departamento ou colaborador estava envolvido na tarefa
Entenda as vantagens da ferramenta:
- Velocidade nos processos
- Maior controle e visibilidade das etapas
- Aumento da produtividade
- Redução da quantidade de e-mails e ligações
- Otimização dos fluxos
- Melhora do SLA
Conheça a plataforma da Beehome
O Beehome é uma suíte de serviços corporativos que ajuda na gestão do dia a dia das empresas e de seus colaboradores em um só lugar. A plataforma abrange ferramentas que se complementam e servem para que as empresas não apenas construam um projeto de comunicação, mas consigam melhorar processos e a experiência do público interno.
Alguns clientes da Beehome utilizam a ferramenta de workflow para solicitações de crachá, antecipação de décimo terceiro, segunda via do cartão do convênio de saúde, mudança de horário de trabalho e muito mais. Por meio deste poderoso recurso, os gestores de RH têm controle total de todos os fluxos, que devem ser aprovados pelos responsáveis, podendo definir quantas etapas compõem cada fluxo. Já o colaborador, pode acompanhar o andamento de suas solicitações e receber alertas sobre a evolução de cada uma.
A vantagem de usar a plataforma da Beehome está na possibilidade convergir diversos serviços em apenas um lugar, de modo que o colaborador consegue resolver tudo em um só ambiente de modo simples e ágil!
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