LGPD e Comunicação Interna: o que é e como adequar sua estratégia

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) mudou a forma como as empresas lidam com informações pessoais, e entender a relação entre LGPD e comunicação interna é fundamental. Do cadastro de um novo colaborador em uma plataforma ao compartilhamento de fotos em uma campanha, os dados estão por toda parte.

Sendo assim, a garantia de conformidade não é apenas uma obrigação legal, é uma forma de construir uma relação de confiança e transparência com sua equipe. Mas por onde começar?

Neste artigo, vamos explicar o impacto da lei na sua estratégia, os pontos que você precisa considerar e como escolher as ferramentas certas para garantir a segurança dos dados dos seus colaboradores. Acompanhe!

Por que você precisa se preocupar com a LGPD na comunicação interna?

Pode parecer que a LGPD é um assunto apenas para o time de TI ou jurídico, mas ela impacta o dia a dia da sua comunicação, bem como a relação de confiança com sua equipe. Quando você se preocupa com a LGPD na comunicação interna, você consegue:

• Deixar seus colaboradores mais seguros: eles entendem que a empresa respeita sua privacidade e trata seus dados com a seriedade que o assunto merece;
• Proteger a imagem da sua empresa: um vazamento de dados de funcionários pode gerar uma crise de reputação enorme. Estar em conformidade é a melhor prevenção;
• Organizar a casa: a LGPD te ajuda a ter mais controle sobre as informações que circulam nos seus canais de comunicação;
• Fortalecer sua marca empregadora: uma empresa que cuida dos dados de sua equipe é vista como um lugar mais seguro e confiável para se trabalhar;
• Escolher as ferramentas certas: assegura que as plataformas que você usa sigam os melhores padrões de segurança do mercado.

Como a LGPD funciona na comunicação interna?

A Lei Geral de Proteção de Dados define que as empresas devem informar como e por que coletam, armazenam e utilizam dados pessoais no ambiente digital. A regulamentação estabelece regras para as organizações que lidam com dados pessoais, que muitas vezes são coletados no cadastro de plataformas de comunicação interna.

De acordo com as definições da lei, existem duas figuras principais:

• O controlador: quem decide sobre os dados e define de que forma eles serão tratados em observância à LGPD;
• O operador: este, subordinado ao controlador no processo de tratamento de dados e atua como parceiro técnico que não exerce controle sobre os dados nem pode alterar as finalidades de uso dos mesmos.

Nesse contexto, os clientes (sua empresa) são os controladores, enquanto a Beehome é considerada a operadora dos dados.

5 dicas para adequar sua comunicação interna à LGPD

1. Defina e colete apenas os dados essenciais

Quando o assunto é LGPD, o primeiro passo que deve ser tomado por uma empresa que busca implantar uma ferramenta de comunicação interna é definir quais dados do colaborador serão coletados. 

Por isso, é importante que sua plataforma de comunicação interna permita customizar quais dados serão coletados, evitando a coleta excessiva de informações que não importam para a comunicação. 

Além disso, a plataforma deve informar explicitamente ao usuário as finalidades de uso daqueles dados inseridos por meio de um termo de ciência.

2. Facilite o acesso e a gestão dos dados pelos colaboradores

A LGPD garante aos colaboradores o direito de acessar, corrigir e, em alguns casos, solicitar a exclusão de seus dados pessoais. Sua empresa precisa ter um processo estruturado para atender a essas solicitações.

Uma boa plataforma de comunicação interna ajuda nisso, permitindo, por exemplo, que o próprio funcionário edite suas informações de perfil, para que os dados estejam sempre atualizados e corretos.

3. Verifique a segurança da ferramenta e do ambiente

Existem algumas formas de avaliar a segurança do ambiente onde sua ferramenta de comunicação está hospedada, mas a principal delas é levantar informações com os fornecedores para entender onde os sistemas e os dados estão hospedados, bem como quem tem acesso às informações. 

É comum que alguns fornecedores de ferramentas de comunicação digital armazenem sistemas em data centers próprios ou em nuvens menos seguras. Diante disso, a dica aqui é contratar um serviço hospedado em uma nuvem segura e em conformidade com a lei.

4. Garanta que os dados sejam criptografados

Além de verificar a segurança do ambiente, é preciso entender como os dados coletados pela plataforma de comunicação interna estão salvos na nuvem. É imprescindível que esses dados estejam criptografados de ponta a ponta, podendo ser acessados somente pelo remetente e destinatário. 

Isso faz com que os dados não sejam visualizados por intermediários e que, caso o ambiente sofra um ataque ou invasão de agentes maliciosos, a segurança desses dados esteja garantida, uma vez que eles são ilegíveis.

5. Escolha uma plataforma com privacidade por padrão (Privacy by Design)

Esse conceito, cada vez mais presente no mundo da tecnologia, assegura que o software seja criado com a preocupação com a privacidade desde o início do seu desenvolvimento.

Optar por uma plataforma personalizável e flexível também contribui para o trabalho do DPO (Data Protection Officer), profissional responsável por gerenciar a privacidade de dados dentro da empresa. Assim, ele pode verificar com clareza quais informações são coletadas e indicar as opções mais seguras para o tratamento desses dados, conforme a legislação.

Tenha uma comunicação interna segura com a Beehome

Adequar a comunicação interna à LGPD pode parecer complexo, mas a escolha da ferramenta certa simplifica o processo. A Beehome foi construída com a privacidade como pilar; a solução integra controles de segurança desde o início do desenvolvimento.

Como operadora de dados, a Beehome utiliza armazenamento em nuvem certificado (Amazon AWS) e criptografia de ponta a ponta, de modo que somente pessoas autorizadas têm acesso às informações.

Para sua empresa, na posição de controladora, a plataforma garante autonomia sobre os dados e personalização das categorias que serão coletadas, seguindo o princípio da minimização e reduzindo a carga do DPO.

Quer ver como funciona na sua operação? Visite o site da Beehome e fale com nossos especialistas para agendar uma demonstração.

Em resumo

O que é comunicação interna?

Comunicação interna é o conjunto de ações para transmitir informações, valores e metas aos colaboradores de uma empresa. Seu objetivo é alinhar a equipe, fortalecer a cultura organizacional, aumentar o engajamento e garantir que todos trabalhem na mesma direção.

Quais são os 3 princípios da LGPD?

Embora a LGPD possua dez princípios fundamentais, três dos mais importantes são a Finalidade, que exige que o propósito do uso dos dados seja claro e informado; a Necessidade, que limita a coleta ao mínimo necessário para atingir a finalidade; e a Transparência, que garante ao titular o acesso fácil a informações sobre o tratamento de seus dados.

O que diz o artigo 42 da LGPD?

O artigo 42 da LGPD trata da responsabilidade e do ressarcimento de danos. Ele estabelece que o controlador ou o operador que, em razão do exercício de atividade de tratamento de dados pessoais, causar dano a outra pessoa é obrigado a repará-lo. Em suma, ele responsabiliza as empresas por qualquer prejuízo, seja material ou moral, decorrente de violações à lei de proteção de dados.

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