Como avaliar ferramentas de comunicação interna em 7 passos

A transformação organizacional tão almejada pelas empresas começa com uma comunicação interna bem estruturada. O sucesso dessa jornada, porém, depende da tecnologia que a suporta. Por isso, saber como avaliar ferramentas de comunicação interna é um passo fundamental.

Para ajudar sua companhia a fazer uma escolha assertiva, preparamos uma lista com os principais fatores que devem ser considerados durante a avaliação das plataformas disponíveis no mercado. Confira neste artigo!

Por que definir objetivos antes de avaliar ferramentas de comunicação interna?

Muitas empresas cometem o erro de pular direto para a demonstração de softwares sem antes fazer o dever de casa. Avaliar ferramentas sem um critério preestabelecido é como fazer uma viagem sem um destino: qualquer caminho serve, mas provavelmente nenhum levará ao lugar certo. 

Esse alinhamento interno evita o principal risco do processo, que é escolher uma ferramenta com base em funcionalidades que parecem interessantes, mas que não resolvem os problemas reais da sua organização.

Para isso, é fundamental reunir o RH, TI e lideranças para construir uma visão unificada. O RH trará a perspectiva da cultura e da experiência do colaborador; a TI, os requisitos de segurança e integração; e a liderança, os objetivos de negócio. Com o grupo reunido, o foco é responder a estas perguntas:

• Qual é o nosso principal objetivo de negócio? A meta é aumentar o engajamento para reduzir o turnover? Centralizar comunicados para garantir o alinhamento? Ou otimizar o onboarding de novos talentos? O objetivo deve ser claro e mensurável;
• Quem é o nosso público e quais suas dores? A comunicação precisa ser a mesma para a equipe do escritório e para os trabalhadores operacionais? Quais são as dificuldades que cada perfil de colaborador enfrenta para se manter informado e conectado hoje?;
• Quais processos do dia a dia a ferramenta precisa resolver? Para que haja adoção, a plataforma deve ser útil. Ela precisa facilitar o acesso ao holerite? Simplificar o envio de feedbacks? Agilizar a aprovação de férias?

Como avaliar ferramentas de comunicação interna em 7 passos

1. Analise a abrangência e as funcionalidades

Geralmente as empresas ficam presas às limitações de uma plataforma e não conseguem avançar. Um projeto de comunicação será bem-sucedido a longo prazo somente com o apoio de uma ferramenta completa, que ofereça serviços além da comunicação. 

Afinal, é muito mais fácil engajar os colaboradores por meio de uma plataforma que também oferte outros serviços, como visualizar contracheques, enviar mensagens para o RH ou feedbacks para colegas.

2. Priorize a experiência do colaborador e a facilidade de adoção

De nada adianta ter a ferramenta mais completa se ninguém a usar. A interface deve ser simples, intuitiva e amigável, similar aos aplicativos que os colaboradores já usam em suas vidas pessoais. A solução precisa ser de fácil acesso para todos os perfis de funcionários, desde a equipe do escritório até os operacionais. Se a ferramenta for complicada, a adoção será baixa.

3. Verifique a capacidade de integração com seus sistemas existentes

A plataforma de comunicação interna não deve ser mais um silo de informação. É imprescindível que ela se integre com as ferramentas que sua empresa já utiliza, como sistemas de folha de pagamento (para holerites), soluções de autenticação (como Active Directory ou Google) e outras plataformas de RH. Isso garante um fluxo de dados rápido, seguro e eficiente.

4. Garanta a segurança dos dados e a conformidade com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) define regras rígidas para o tratamento de dados pessoais. É inegociável que a plataforma de comunicação interna esteja 100% adequada à LGPD, assegurando que os dados dos seus colaboradores sejam coletados, armazenados e tratados de forma transparente.

5. Investigue a maturidade e o suporte do fornecedor

Antes de investir, investigue o histórico do fornecedor. Ele possui cases de sucesso com empresas de porte similar à sua? A solução já foi testada em cenários com milhares de colaboradores? 

Um fornecedor com mais tempo de mercado tende a ter uma solução mais robusta. Além disso, entenda a qualidade do suporte oferecido para que sua equipe tenha a ajuda necessária sempre que precisar.

6. Confirme se a ferramenta oferece análise de dados e métricas

Uma boa ferramenta deve permitir que você meça o impacto da sua comunicação. Verifique se a plataforma oferece um dashboard com métricas de engajamento, como taxa de abertura de comunicados, participação em pesquisas e alcance das publicações. Sem dados para comprovar o ROI, sua estratégia fica no "achismo".

7. Calcule o custo-benefício e entenda o modelo de cobrança

Não avalie uma plataforma apenas pelo custo. Analise o custo-benefício, considerando todas as funcionalidades e o valor que a solução trará para a sua estratégia. Fique atento também ao modelo de cobrança: provedores que cobram em dólar, por exemplo, podem gerar flutuações inesperadas no orçamento.

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Depois de analisar tantos critérios, você pode estar se perguntando: existe uma ferramenta que realmente consiga unir tudo isso? Que seja completa, fácil de usar, segura e que ainda se integre aos meus sistemas?

Com a Beehome, sua empresa pode centralizar a comunicação, integrar serviços essenciais de RH e garantir a segurança dos dados, tudo em uma plataforma intuitiva que foi projetada para ter alta adoção pela equipe.

Que tal ver na prática como uma plataforma unificada pode transformar a experiência do seu colaborador? Acesse o site da Beehome e agende uma demonstração para conhecer a solução.

Em resumo

Como avaliar ferramentas de comunicação interna?

Para avaliar uma ferramenta de comunicação interna, analise 7 critérios: as funcionalidades e a abrangência da plataforma; a experiência do usuário (UX) e a facilidade de uso; a capacidade de integração com seus sistemas; a segurança de dados e conformidade com a LGPD; a maturidade e o suporte do fornecedor; a oferta de métricas para análise de dados; e o custo-benefício geral da solução.

Quais são as ferramentas de comunicação interna?

As principais ferramentas de comunicação interna incluem intranets ou super apps corporativos para centralizar informações, chats para colaboração em tempo real, e-mail e newsletters para comunicados formais, ferramentas de pesquisa para medir o clima organizacional e plataformas de reunião para encontros virtuais.

Por que investir na comunicação interna da empresa?

Investir na comunicação interna é importante porque ela aumenta o engajamento e a produtividade, fortalece a cultura da empresa, reduz a rotatividade de colaboradores, alinha todos os funcionários com as metas do negócio e melhora a gestão de crises ao combater a desinformação.

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